11 points clés pour réussir à coup sûr une réunion efficace

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La réunion constitue encore et toujours un puissant outil, performant et même incontournable dans le développement de vos projets. Voici comment la rendre efficace à tous les coups.

Régulièrement, sur les réseaux sociaux – en particulier sur LinkedIn – circulent des publications remettant en cause l’utilité des réunions et ironisant sur le temps perdu dans ces rendez-vous « stériles » voire « mortifères », réduits à de vains « yaka-faucons » que chacun s’empresse d’abandonner aux oubliettes… Et pourtant…! Bien utilisée et maîtrisée, la réunion reste un outil redoutablement efficace pour qui souhaite avancer collectivement dans un projet. Voici comment réussir une réunion, et en faire même un puissant levier d’action… Collaboratif !

1. Ne jamais considérer que se réunir suffit en soi. Ne vous bercez pas d’illusion : organiser une réunion ne suffira pas à résoudre sans effort une problématique ou à mettre d’accord, en un clin d’œil, plusieurs personnes autour d’une table. La solution ne vient jamais par miracle au sein d’un groupe réuni, même si vous décidez d’organiser votre meeting dans le lieu le plus convivial qui soit. La réunion n’est pas une solution en soi. Ne la considérez jamais comme un remède miracle !

2. Ne réunir toujours que les personnes concernées directement par le sujet en question. La première question à se poser est : qui doit absolument être présent ? Bien souvent, les réunions souffrent d’un trop grand nombre de participants. Réfléchissez bien avant de lancer vos invitations : elles doivent être transmises aux personnes les plus aptes à faire avancer le projet ou à résoudre le problème donné. Si le nombre de participants dépasse les 10 personnes, interrogez-vous : le sujet intéresse-t-il directement tout le monde, ou bien n’envisagez-vous pas trop de sujets à traiter au même moment ? Mieux vaut organiser plusieurs réunions courtes et bien ciblées qu’une seule réunion « fourre-tout » qui risque d’être interminable et où certains s’ennuieront ferme…

3. Définir un ordre du jour précis. La préparation d’une réunion doit prendre autant, voire plus de temps que le déroulement de la réunion proprement dite. Gardez toujours en tête que plus une réunion a été préparée en amont, plus elle se révèle efficace. Commencez par définir les sujets à aborder, en détaillant à chaque fois les objectifs à viser en fin de réunion, et les questions à soulever. Votre réunion doit indiquer un cap aux participants pour que ceux-ci réfléchissent efficacement.

4. Demander à chacun de travailler en amont. Transmettez l’ordre du jour aux participants plusieurs jours avant la date de la réunion, accompagné de votre présentation (Powerpoint ou Keynote) afin que vos collaborateurs en prennent connaissance à l’avance. Joignez en annexes tous les documents qu’il vous semble pertinent d’ajouter. Les participants ne doivent pas découvrir l’objet de la réunion au moment d’entrer dans la salle ! Ils se sentiront d’autant plus impliqués que vous aurez pris du temps à leur expliquer le pourquoi du rendez-vous. Votre objectif est qu’ils franchissent le seuil de la réunion avec l’envie d’apporter des idées, le désir d’atteindre un but et, pourquoi pas, le plaisir d’avoir déjà des solutions à proposer…

5. Ne pas monopoliser la parole. Durant la réunion, ne lisez pas tout haut les « slides » de votre présentation : partez du principe que les participants ont déjà pris connaissance de votre document, et développez plutôt les points abordés en mettant l’accent sur les objectifs et les questions clés. Sollicitez les réactions, avis et idées de la part de vos collaborateurs. Interrogez-les, interpelez-les, sondez-les un par un. Vérifiez que chacun s’est exprimé pour éviter toute frustration. Encouragez chacun à libérer sa parole.

6. Garder un œil sur l’ordre du jour… Si la conversation dévie sur d’autres objectifs ou problématiques, prenez le temps d’écouter, mais prenez garde à ce que la réunion ne change pas de sujet. Au besoin, rappelez l’objet de la réunion et interrogez vos interlocuteurs sur l’utilité d’une prochaine réunion sur un thème connexe. Gardez toujours le fil conducteur de votre réunion et n’oubliez pas vos objectifs. Ne fermez jamais une discussion avant qu’une décision soit prise, collectivement ou bien univoquement par la personne la mieux placée pour la prendre.

7. …Et sur le chrono ! En début de réunion, indiquez d’emblée à quelle heure elle doit se terminer pour mobiliser l’attention des participants. Désignez si possible un « maître du temps » qui observera l’horloge. Respectez à tout prix le temps prévu pour les échanges. Si la discussion se prolonge inutilement, mettez-y fin sans brusquerie, mais en soulignant que le point en question doit être résolu ou décidé rapidement. Ce respect du temps renforcera à la fois votre autorité et votre crédibilité.

8. Récapituler les actions à mener à la suite de la réunion… Avant de clore la réunion, dressez la liste des prochaines actions à mener, en désignant systématiquement les personnes chargées de ces diverses tâches. Profitez de ce que l’ensemble des collaborateurs concernés soient présents pour, le cas échéant, fixer une date de réunion ultérieure, dans le cas d’un projet à suivre.

9. …Et les échéances ! Chaque action doit correspondre à une échéance, la plus précise possible. Ainsi vous inscrivez les actions et les objectifs futurs, issus de la réunion, dans une durée, et vous incitez chacun à agir conformément à ce qui a été décidé.

10. Transmettre rapidement un compte-rendu… court ! En amont de la réunion, vous avez désigné une personne pour rédiger un compte-rendu fidèle des discussions. Sans entrer dans les moindres détails, ce compte-rendu doit rassembler tous les contenus des échanges, c’est-à-dire les arguments des uns et des autres, les conclusions, les décisions prises, les actions envisagées, les éventuels nouveaux objectifs. Plus ce document sera court, plus il sera rapide à lire, et facile à réutiliser.

11. Utiliser le compte-rendu comme un outil de travail référent (et non comme un document à archiver…!). Bien fait, un compte-rendu de réunion est un document très utile pour le suivi d’un projet. Il sert de référent à chaque collaborateur, et ses contenus peuvent être réutilisés si besoin : pour alimenter la présentation globale d’un projet, préparer un nouvel ordre du jour, vérifier la réalisation des actions prévues…

En appliquant cette méthode simple, plus jamais vous n’aurez l’impression de faire des réunions inutiles, d’ennuyer vos collaborateurs ou de parler dans le vide. Dernière astuce : organiser des réunions en position debout, autour d’une table haute, se révèle très efficace pour éviter les réunions à rallonge… et l’endormissement collectif !!

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Photo © Pixabay

2019-04-22T17:21:44+00:00 22 avril 2019|Communication|

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